Уточните подразделение, номер материала, ответственного и способ получения процессуальных документов. Сообщите доступный адрес, сохраняйте обращения и проверяйте уведомления. Отъезд не означает прекращения производства. Если требуется участие представителя или дистанционный способ, согласуйте это официально, а не только в телефонной беседе.