Подтверждением могут служить отметка о приёме с перечнем приложений, электронная квитанция сервиса или почтовые документы о вручении. Сохраните сам текст и файлы, а не только номер обращения. Если дата в системе не совпадает, запросите объяснение и приложите собственное подтверждение.